昌吉 - 州物业】管理局

??物业部前台接待流程
? ? 前台的接待，主要分为电话和来访者接待，接待流程有以下规范：
? ? 一、电话接待：
1、电话机旁准备纸、笔，随时准备记录电话重点信息。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。
2、（1）在电话铃响的第二声和第三声的时候接起电话，首先要说“您好，东湖新城物业”，应面带微笑，声音应该热情、不紧不慢，并始终保持轻松愉悦的声调，杜绝发脾气、说粗口；
（2）使用礼貌用语：如 “谢谢您”，“请问有什么可以帮你吗 ？”“不用谢”等；
（3）如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”；
（4）转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上告知相关电话；对方如果要求转接领导， 又知道领导的姓名，就要礼貌的询问对方的姓名、单位；如果来电方是作广告、推销或与公司无关的来电要礼貌拒绝，比如先让其先发传真，如有需要再联系。或者转接到相关部门。
3、在电话即将结束时，应礼貌地请客户先收线
? ? 二、来访者接待
? ? 来访前准备：
? ? 保持前台环境干净整洁，保证饮水机时刻有水，一次心水杯充足。接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接；
? ? 来访中：起立——问询——安排接待——送客
1、起立——有访客来时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑致意，双臂自然放于腹部，双手叠握（右手握住左手），双腿并拢；
2、问询——语气轻柔：“您好，请问您找哪一位？“请问您是哪家公司？请问贵姓？”“是否有预约？”，
3、安排接待?
? ?三、了解拜访原因，给予正确接待
（1）如果是领导预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司？”，确认对方的身份的确是预约后，通知领导后方可引领到领导办公室，并倒水给客人；如果没有预约，请来访者稍等，立即帮其联系，如果领导同意
（2）如果来访者要找同事，给予引导入座，联系要找的相关人员；如果来访者要找的同事让其去会议室等候，前台应该带来访者去会议室，（如果是夏天，要打开风扇或空调，注意风扇的风量不要太大，空调设置到26度，风速为小），为来访者倒水后礼貌的离开。
（3）如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人；如果如不需要，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。
（4）如果是面试者，引导入座填写简历，通知人力部给予及时面试。
（5）如果是快递人员，给予签收，邮件即时送给收件人
（6）如果是推销人员，问清原因，给予引导接待或者回绝。